8. Vedtak og utbetaling
Når søknaden er ferdig behandlet av saksbehandler, skal den settes som foreløpig godkjent, avvist eller avslått i eStil RMP.
8.1 Kommunens endelige vedtak om tilskudd
Statsforvalter fastsetter endelige tilskuddssatser på grunnlag av foreløpig godkjente søknader og bevilgningene til ordningene. Statsforvalters beregning av satser ivaretar kontroll med at det er budsjettmessig dekning for utbetalingene.
Tilskuddssatsene må låses av statsforvalteren innen 31. januar 2025, men det kan kjøres flere simuleringer frem til denne datoen. Simuleringen tar med alle søknader som har status «under behandling» og «godkjent». Søknader som ikke er godkjent før låsing av satser kan likevel bli med på hovedutbetalingen. For at tilskuddet skal utbetales ved hovedutbetalingen, må søknaden være endelig godkjent innen fristen som står i tidsplanen i Viktige datoer.
8.1.1 Tilskuddsbrev
Vedtak om å tildele tilskudd skal meddeles søker i et tilskuddsbrev. Søker har valgt målform når søknad om tilskudd sendes inn. Saksbehandlers begrunnelser og kommentarer må skrives på målformen til søker. I eStil RMP kan saksbehandler se en forhåndsvisning av tilskuddsbrevet som sendes søkeren i Altinn.
Når tilskuddet utbetales sendes brevet til søkerens innboks i Altinn. Merk at klagefristen først begynner å løpe når søker blir underrettet om vedtakets innhold, som er ved mottak av brevet. Sekapittel 11. Klager og omgjøring av vedtak uten klage for mer informasjon om klage.
Husk at vedtak om avslag, avvisning og klagebehandling må sendes ut i særskilt brev av hver enkelt kommune.
8.2 Utbetaling og kontonummer
Landbruksdirektoratet starter det tekniske arbeidet med hovedutbetalingen fra 21. februar 2025. Søker får tilskuddet utbetalt til konto 13. mars 2025. Søkerne mottar tilskuddsbrevet noen dager før utbetalingsdato. Tilskuddet utbetales til kontonummeret som søkeren har registrert hos Landbruksdirektoratet. Søkere som bytter kontonummer må da også oppdatere registrert kontonummer hos Landbruksdirektoratet, gjennom skjemaet Registrering av kontonummer for utbetaling av tilskudd og erstatning fra Landbruksdirektoratet. Det er ikke mulig for søker eller saksbehandler å endre kontonummer direkte i eStil-RMP.
Beitelag kan også endre kontonummer i Altinn. Dersom det skal gjøres manuelt er det statsforvalteren og ikke kommunen som har tilgang til å gjøre dette i LREG-tjenester. Husk at laget må være registrert i LREG (Landbruksregisteret).
Endring av kontonummer kan gjøres til og med 21. februar 2025.
Hvis tilskuddet utbetales til en avsluttet konto, vil utbetalingen bli sendt i retur til Landbruksdirektoratet. Direktoratet informerer statsforvalter og kommunen om at utbetalingen har feilet. Kommunen kontakter så søkeren for å få rettet opp kontonummeret. Landbruksdirektoratet vil utbetale tilskuddet på nytt når direktoratet har blitt informert om at søkeren har oppdatert kontonummeret i Altinn.
8.2.1 Utbetaling etter hovedutbetalingen
Etter hovedutbetalingen vil utbetalinger bli anvist av Landbruksdirektoratet hver mandag fram til og med juni, deretter annenhver uke. Utbetaling til mottakers konto skjer påfølgende onsdag eller fredag. Se også kapittel "Klage og omgjøring av vedtak uten klage" om hvordan klagesaksbehandling og omgjøring av vedtak gjøres i eStil-RMP.
8.3 Krav til kontroll ved endelig godkjenning av søknaden
Kommunen fatter vedtak om tilskudd. I slike tilfeller hvor kommunen har myndighet til å fatte vedtak på vegne av staten, følger det også krav til kontroll med den økonomiske forpliktelsen som tilskuddsvedtaket vil innebære. I Økonomiregelverket er dette omtalt som budsjettdisponeringsmyndigheten.
Økonomibestemmelsenes punkt 2.5.2.1 beskriver kontrollkravene som inngår i å forplikte staten. Kommunene må ha rutiner som sikrer at disse oppgavene blir gjort.
8.3.1 Krav til utøvelse av budsjettdisponering
Kommunenes vedtak om tilskudd skal godkjennes av en ansatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Tildeling av budsjettdisponeringsmyndighet til den ansatte må gjøres skriftlig.
Kommunene skal ha rutiner for oppfølging av delegert budsjettdisponeringsmyndighet. Kommunene bør ha rutiner som sikrer at roller og tilganger endres når ansatte slutter eller går over i andre stillinger. Myndigheten til å disponere budsjettet følger den ansatte, ikke en stilling. Kommunen bør ha tiltak som sikrer at saksbehandlere har kjennskap til regelverk og rammer for saksbehandlingen.
Før en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet fatter endelig vedtak skal vedkommende etter økonomibestemmelsene
- påse at det er hjemmel for disposisjonen (med disposisjon menes blant annet vedtak om tilskudd) i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
- påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
- påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig
I praksis betyr dette at den ansatte skal påse at vedtaket er i henhold til tilskuddsregelverket og rundskriv. Aktuelt regelverk vil først og fremst være forskrift om regionalt miljøtilskudd og gjeldende jordbruksavtale. Men også annet regelverk knyttet til vedtaket, særlig forvaltningsloven, er relevant.
Kontroll med budsjettmessig dekning gjøres av Statsforvalter. Kontroll av om disposisjonen er økonomisk forsvarlig er ikke relevant. Saksbehandler i kommunen har derfor kun ansvar for kontroll som følger av å påse at vedtaket er i overensstemmelse med lover og regler.
Kommunen er tilskuddsforvalter på vegne av staten og underlagt statlig instruksjon. Kommunens politiske og administrative ledelse har ikke anledning til å påvirke den faglige utøvelsen av tilskuddsforvaltningen.
8.3.2 Attestasjon
Det er krav om at alle tilskuddsbeløp skal være attestert før utbetaling. Ved attestering kontrolleres det at utbetalingsbeløpet stemmer med vedtak om tilskudd for å sikre at utbetalingen skjer på korrekt grunnlag. Attestasjonskontrollen skjer maskinelt før Landbruksdirektoratet utbetaler tilskuddene.
8.3.3 Arbeidsdeling
For å sikre en forsvarlig arbeidsdeling skal endelig godkjenning gjøres av en annen enn den som har behandlet søknaden. Ved å sikre at alle trinn i en oppgave ikke kan gjøres av en og samme person, forebygges både bevisste og ubevisste feil.
8.3.4 Roller i eStil-RMP for endelig godkjenning
For eStil-RMP er det satt opp en sperre slik at endelig godkjenning ikke kan gjøres av samme person som har satt søknaden til foreløpig godkjent.
For kommunen betyr dette at det blir en person som behandler søknaden og foretar «foreløpig godkjenning» (kalt «godkjenne» i eStil-RMP) og en annen person som foretar den «endelig godkjenning» (kalt «attestere» i eStil-RMP). Den endelig godkjenning av søknaden gjøres av en ansatt i kommunen som har budsjettdisponeringsmyndighet.
Den som endelig godkjenner en søknad i kommunen, må ha rollen ESTIL_VEDTAK_RMP. For at en person skal kunne tildeles denne rollen, må kommunen bekrefte til brukeradministrator hos statsforvalteren at den ansatte har budsjettdisponeringsmyndighet for Regionalt miljøtilskudd (RMP).
8.3.5 Avslag og avvisning
Dersom vilkår for at det skal utbetales tilskudd ikke er til stede, avslår kommunen søknaden. Det vil si at der saksbehandler ikke har godkjent noen av de omsøkte tiltakene, skal søknaden ikke godkjennes og attesteres, men avslås. Et unntak fra dette er hvis søknaden allerede har gått til utbetaling og vedtaket blir omgjort i ettertid. Se omtale i kapittel 10. Det at det utbetales 0 kroner betyr ikke nødvendigvis at søknaden skal avslås eller avvises, se eksempel 2 nedenfor.
Eksempel 1: Søker har søkt om tilskudd til to tiltak. Ved kontroll finner saksbehandler at ingen av tiltakene er gjennomført (alle godkjentverdier er null). Søknaden avslås.
Eksempel 2: Søker har søkt om tilskudd til to tiltak. Ved kontroll finner saksbehandler at det ene tiltaket er gjennomført, men det andre ikke. Hvis saksbehandler i den konkrete saken vurderer at resterende tilskudd skal avkortes 100 prosent, blir utbetalingsbeløpet 0 kroner. Søknaden godkjennes med 0 kroner i utbetaling, og attesteres. Det genereres automatisk tilskuddsbrev, og saksbehandler trenger altså ikke å skrive eget brev.
Hvis vilkår for at søknaden skal behandles ikke er til stede (for eksempel ved brudd på grunnvilkårene) avviser kommunen søknaden.
Begge tilfeller er vedtak som skal begrunnes, jf. forvaltningsloven §§ 24 og 25. Kravet til hvor omfattende begrunnelsen skal være, varierer fra sak til sak. Hvis en søknad delvis avslås ved at kommunen justerer ned verdier som foretaket har lagt inn, begrunnes dette i feltet «Merknad til tiltak …». Merknaden kommer med i tilskuddsbrevet.
Det blir ikke generert et eget brev i eStil-RMP ved avslag/avvisning. Kommunen må derfor skrive eget vedtaksbrev. Kommunen sender brevet så raskt som mulig. Det er ikke nødvendig å vente til etter hovedutbetalingen. Dersom et slikt vedtak blir påklaget, og klagen tatt til følge, er det mulig å
gjenåpne søknaden på ethvert tidspunkt, før eller etter hovedutbetalingen.
Dersom søker ønsker å trekke søknaden sin, kan saksbehandler avvise søknaden. Da må saksbehandler legge inn en kommentar om at søknaden er trukket og vise til arkivreferanse. Da er det ikke nødvendig å lage eget vedtaksbrev.
I saksbehandlingssystemet er det ingen funksjon for to-trinns-godkjenning av vedtak om avslag- og avvisning.