Rundskriv 2024/17

Regionalt miljøtilskudd i jordbruket (RMP) – forvaltningsansvar og saksbehandling

Forvaltningsloven har alminnelige regler om saksbehandlingen. Kommunene har et ansvar for å påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Det må også forventes at søker legger frem opplysninger som taler til egen fordel. 

Når kommunene forvalter regionalt miljøtilskudd presiserer økonomiregelverket at de har plikt til å kontrollere opplysninger fra tilskuddsmottaker. Hva som ligger i dette kravet, er nærmere beskrevet i kapittel. 7.2 Økonomiregelverkets krav til kontroll av informasjon fra tilskuddsmottakere.

For regionale miljøtilskudd skal kontrollene i hovedsak være stedlige. I tilfeller der stedlig undersøkelse ikke vil gi tilstrekkelig kontroll, for eksempel ved sein søknadsfrist, kan stedlig kontroll suppleres/erstattes av dokumentkontroll

Minst 5 prosent av søknadene som landbrukskontoret behandler per søknadsomgang skal det være gjennomført stedlig kontroll av (eventuelt dokumentkontroll) før saksbehandlingsfristen i fylket.

7.1 Søkerens opplysningsplikt og saksbehandlerens kontroll 

I de regionale forskriftene står det følgende om opplysningsplikt og kontroll § 51 i nasjonal forskriftsmal 

«Søker av tilskudd plikter å gi alle opplysninger som kommunen, statsforvalteren og Landbruksdirektoratet finner nødvendig for å kunne forvalte ordningen. 

Kommunen, statsforvalteren og Landbruksdirektoratet kontrollerer at utbetaling av tilskudd er riktige. Søker plikter å utlevere all bokføring, korrespondanse og opptegnelser som vedkommer tilskuddet. Opplysninger gitt i forbindelse med søknad om tilskudd kan også kontrolleres ved telling og måling på de eiendommer som søkeren benytter i driften». 

Første ledd: Opplysningsplikt 

Etter første ledd er søker pålagt en generell plikt til å gi opplysninger som kommunen, statsforvalteren og Landbruksdirektoratet etterspør i forbindelse med behandlingen av tilskuddssøknaden. 

«Søker av tilskudd» omfatter alle søkere som har søkt om tilskudd for det søknadsåret som kontrolleres, uavhengig av om tilskuddet er utbetalt eller ikke. 

Opplysningsplikten er begrenset til de opplysninger som forvaltningen «finner nødvendig» for å kunne forvalte ordningen. I dette nødvendighetskriteriet ligger det at opplysningsplikten ikke er ubegrenset og at bare relevante opplysninger kan kreves. 

Relevante opplysninger omfatter 

• grunnlagsmateriale for å kunne fatte vedtak om tilskudd 
• dokumentasjon som muliggjør en effektiv kontroll av at utbetalingen av tilskudd er i overensstemmelse med forskriften og jordbruksavtalen 

Andre ledd: Kontroll 

Kommunen, statsforvalteren og Landbruksdirektoratet har rett og plikt til å kontrollere opplysningene i den enkelte søknad. 

Dette omfatter: 

• retten til å gjøre de maskinelle kontrollene som foretas av søknadssystemet 
• risikobasert kontroll 

Bestemmelsen sikrer forvaltningens adgang til å gjøre stedlig kontroll. 

For å føre en effektiv kontroll av tilskuddet presiserer bestemmelsen om opplysningsplikt og kontroll at forvaltingen har rett til å få 

• tilgang på relevant dokumentasjon 
• tilgang til de eiendommer, herunder driftsbygninger, beite m.m., som søkerne benytter i driften. 

7.2 Økonomiregelverkets krav til kontroll av informasjon fra tilskuddsmottakere

Kontrollinnsatsen skal rettes mot søknadsopplysningene som kommunen vurderer det er størst risiko for feil ved. Kontrolltiltakene skal ha et rimelig omfang i forhold til nytten og kostnadene ved kontrollen – både for kommunene og mottaker av tilskudd. Dette sikrer effektiv og hensiktsmessig kontroll av tilskuddet. 

Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres på en tilfredsstillende måte, se punkt 7.3.1. 

Kontrollen skal baseres på en vurdering av risiko for feil ved søknadsopplysningene. Feil kan oppstå som følge av problemer med tolkning av tilskuddsvilkår, eller som følge av uregelmessigheter. 

7.2.1 Vurdering av mulige problemer med tolkning av tilskuddsvilkår

Med utgangspunkt i produksjonene og søknadsmassen i kommunen, sammen med erfaring fra tidligere søknadsår, bør følgende vurderes

• Er det vilkår som kan være vanskelige å skjønne og/eller som skaper usikkerhet hos søkerne?
• Har det vært endringer i vilkår for kommende søknadsår?
• Er det kommet til nye ordninger/tiltak for kommende søknadsår?
• Er det nye søkere av tilskuddet?

7.2.2 Vurdere risiko for uregelmessigheter

Med utgangspunkt i kommunenes kunnskap og erfaringer med søkerne, lokale forhold eller tips fra publikum, bør følgende vurderes

• Er det risiko for at enkelte søkere vil begå bevisste handlinger for å oppnå urettmessig tilskudd?
• Er det risiko for at det foregår et samarbeid mellom søker og andre for å gi eller underbygge uriktige opplysninger?

7.3 Metoder for å kontrollere søkers opplysninger

Ved behandling av søknad skal saksbehandler vurdere om søkers opplysninger kan legges til grunn for at vilkår om tilskudd er oppfylt. Følgende metoder kan brukes

• Be om redegjørelse fra søker om forhold av betydning for søknaden.
• Be om dokumentasjon fra søker for å bekrefte opplysninger i søknaden.
• Innhente offentlig tilgjengelig informasjon
• Gjennomføre stedlig kontroll på de eiendommer som søker benytter i driften. 

Normalt vil det være mest hensiktsmessig med en kombinasjon av to eller flere av metodene. Hvor grundig et forhold skal utredes og kontrolleres, må være innenfor rammen av akseptabel tids- og ressursbruk.

7.3.1 Dokumentasjon av gjennomført kontroll

Saksbehandler skal dokumentere gjennomførte kontrolltiltak som har betydning for tildeling og beregning av tilskudd. Formålet er å kunne vise i ettertid at kontrollen er gjennomført. 

God praksis er å dokumentere

• kommunikasjon med søker
• kontroll av opplysninger gitt i søknaden (dokumentkontroll) 
• stedlig kontroll

Dokumentasjon på at kontrollen er gjennomført lastes opp som vedlegg til saken i eStil-RMP. Saksbehandler kan også bruke notatfunksjonen. 

Se nærmere beskrivelse av dokumentasjon av stedlig kontroll i punkt 7.3.4.

7.3.2 Dokumentkontroll 

Det er søkers ansvar å kunne dokumentere og legge frem opplysninger som bekrefter det som er oppgitt i søknaden. Saksbehandler har likevel et ansvar for å utrede saken. Formålet med å innhente ytterligere opplysninger er å bekrefte eller avkrefte opplysningene som søkeren har gitt, slik at tilskuddsutmålingen blir i tråd med de faktiske forhold. 

Saksbehandler kan be søker om alle opplysninger som anses å være nødvendig for å behandle søknaden. Adgang til å innhente opplysninger fra søkeren utover det som kommer fram av søknadsskjemaet følger av forskriftens § 51 i nasjonal forskriftsmal. Dersom saksbehandler pålegger søkeren å gi opplysninger og/eller dokumentasjon, bør hjemmelen etter forskriften oppgis. Søker har rett til å klage over pålegget dersom vedkommende mener de ikke er pliktig eller har lovlig adgang til å gi opplysningene. Saksbehandler skal gjøre søker oppmerksom på klageadgangen i forbindelse med pålegget jf. forvaltningsloven § 14.

Saksbehandler må gi søkeren en frist for å gi opplysningene, jf. forvaltningsloven § 17 jf. § 16. Dersom denne fristen ikke overholdes, bør saksbehandler i første omgang vurdere om det skal purres på opplysningene. Dersom søker fortsatt ikke overholder fristene som er satt for å kunne utføre kontrolloppgavene, bør avkorting vurderes. 

Dersom søkeren ikke gir opplysningene innen rimelig tid, må saksbehandler avgjøre saken på bakgrunn av de opplysningene som er tilgjengelige.

I enkelte tilfeller stilles det krav til at dokumentasjonen er utstedt av en konkret myndighet. Dette gjelder for eksempel økologisk sertifikat som må være utstedt av Debio. Hvis det er et krav at dokumentasjonen skal være utstedt av en konkret myndighet, vil det framgå av regelverk og rundskriv. 

7.3.3 Vurdere opplysninger fra søker

Saksbehandler må vurdere om dokumentasjonen som legges fram er relevant og pålitelig, og om den sannsynliggjør opplysningene i søknaden. Aktuelle momenter ved vurderingen

• Sannsynliggjør dokumentasjonen at vilkårene for tilskuddet er oppfylt?
• Sannsynliggjør dokumentasjonen at opplysningene i søknaden er riktige?
• Er det behov for ytterligere dokumentasjon? 
• Er dokumentasjonen pålitelig?

I utgangspunktet er dokumentasjon utarbeidet av andre enn søker mer pålitelig enn dokumentasjon utstedt av søkeren selv. Saksbehandler må imidlertid være oppmerksom på at eventuelt samarbeid mellom søker og den som har utstedt dokumentasjonen kan påvirke påliteligheten av et dokument. 

Dokumentasjon som ikke er i samsvar med annet regelverk, kan være en indikasjon på at den ikke er pålitelig. Det kan for eksempel være at kravene til dokumentasjon etter bokføringslovens regler ikke er fulgt. Dokumentasjon som ikke tilfredsstiller bokføringsforskriftens krav, kan likevel legges til grunn for tilskuddet hvis dokumentasjonen sannsynliggjør at opplysningene i søknaden er i samsvar med de faktiske forhold. 

Når saksbehandler vurderer dokumentasjonen og opplysningene i søknaden, må også søkers forklaring tas med. 

7.3.4 Stedlig kontroll hos søker

Kontroll på de eiendommer som søkeren benytter i driften, omtales som stedlig kontroll. For at forvaltningen skal kunne kontrollere alle relevante forhold hos en søker er det nødvendig at de gis adgang til alle eiendommer som søkeren benytter i driften, herunder også fellesbeite. 

Forvaltningsloven § 15 danner det rettslige utgangspunktet for hvordan stedlig kontroll skal gjennomføres. Bestemmelsen er ikke til hinder for at det kan gjennomføres uanmeldte kontroller. Det er opp til forvaltingen å vurdere om det skal sendes varsel om kontrollen eller om kontrollen skal gjennomføres uanmeldt. Om kontrollen skal gjennomføres uanmeldt vil avhenge av formålet med kontrollen, og kan særlig være relevant i tilfeller der forvaltningen har grunn til å tro at søkeren vil unndra relevante opplysninger eller endre kontrollgrunnlaget dersom kontrollen varsles. 

7.3.5 Informasjon om kontrollen til søker

Saksbehandler avtaler tidspunkt for kontroll med søkeren. Avtalen bør bekreftes skriftlig sammen med informasjon om kontrollen. Saksbehandler skal informere søker om 

• hjemmel for kontroll 
• formålet med kontrollen; å sikre rett utbetaling av tilskudd 
• hva som skal kontrolleres 
• eventuell dokumentasjon søkeren skal legge frem under kontrollen 
• tidspunkt for kontrollen
• søkers plikter, slik som samarbeid ved å utlevere nødvendig dokumentasjon og gi nødvendig tilgang til driftsbygninger o.l. for gjennomføring av kontroll
• at innehaver, daglig leder eller en person som forplikter søkeren bør være til stede under kontroll 
• søkers rettigheter, herunder
  • retten til å klage på beslutningen om at det skal foretas kontroll, jf. forvaltningsloven § 15 fjerde ledd, og at klagen må fremsettes straks
  • retten til å ha et vitne til stede under kontrollen 
• konsekvenser ved manglende samarbeid
  • at vedtak og utbetaling av tilskudd kan bli utsatt og/eller 
  • at tilskuddet kan avkortes eller avslås dersom søker motsetter seg kontroll. Se videre omtale i pkt 7.4

Hvis det er risiko for at søkeren vil endre på de faktiske forhold før kontrollen gjennomføres, kan kontrollen skje ved uanmeldt oppmøte. Også ved uanmeldt kontroll bør skriftlig informasjon om kontrollen gis til søkeren ved oppmøte. 

Ved uanmeldt kontroll anbefales det å gi statsforvalteren en orientering om kontrollen på forhånd. Dette for at statsforvalteren skal kunne behandle eventuell klage umiddelbart slik at unødvendig venting medfører at kontrollen ikke kan gjennomføres slik som planlagt.

7.3.6 Gjennomføring av stedlig kontroll

Ved besøk hos søker og samtale med den ansvarlige bør det tilstrebes et best mulig miljø for kommunikasjon. Kommunens representant(er) må være oppmerksomme på hvordan de blir oppfattet og legge til rette for at begge parter opplever kontrollen som trygg. Kommunens representant(er) må fremstå saklig og objektiv, og unngå å ta stilling til moralske og etiske sider ved søkers handlinger.

Kommunen skal informere om hvilke funn og observasjoner som er gjort. Dette skal noteres i kontrollskjemaet, som signeres av foretakets ansvarlige og kommunens kontrollør. Ikke konkluder med hvilke konsekvenser funnene vil få for kommunens vedtak, men beskriv gjerne muntlig hvilke vurderinger kommunen vil gjøre og vis til når vedtak kan forventes i Altinn.

Det kan gå lang tid mellom gjennomføring av kontroll og utsending av vedtak. Kommunen må ta høyde for at foretakets ansvarlige ikke husker og forstår alt som ble sagt på kontrollen og sørge for at kommunens vurderinger kommer tydelig frem i det skriftlige vedtaket og at vedtaket er godt begrunnet.

7.3.7 Dokumentasjon av stedlig kontroll

Kommunen skal dokumentere resultatene av stedlig kontroll. Opplysningene som er notert under kontrollen bør inneholde: 

• tydelige observasjoner som gjør det enklere i saksbehandling senere, samt ved eventuelle klagesaker 
• navn på de personer som er til stede 
• undersøkelsens gjenstand, formål og lovhjemmel 

Innehaver av foretaket eller en annen person som forplikter foretaket, skal signere på kontrolldokumentasjonen for å bekrefte at stedlig kontroll er gjennomført, og at han/hun er enig i opplysningene som er notert under kontrollen. Kontrolldokumentasjonen skal også signeres av kommunens representant. 

7.4 Virkningen av å motsette seg kontroll

I de regionale forskriftene (§ 53 andre ledd i nasjonal forskriftsmal) står det: 
«Dersom foretaket uaktsomt har oversittet de frister som kommunen, statsforvalteren eller Landbruksdirektoratet har satt for å kunne utføre sine kontrolloppgaver i medhold av § 51, kan tilskuddet avkortes». 

7.4.1 Utsette vedtak til saken er tilstrekkelig opplyst 

Dersom søker motsetter seg kontroll, bør kommunen utsette vedtak om tilskudd inntil saken er tilstrekkelig opplyst, eventuelt til kontrollen er gjennomført. Dersom det ikke er gjennomført kontroll som tenkt før hovedutbetalingen, og dette skyldes søkeren som skal kontrolleres, kan tilskuddet avkortes eller avslås. 

7.4.2 Avkorting tilskudd 

Søkere som motsetter seg kontroll og unnlater å etterkomme forvaltningens krav om utlevering av relevante opplysninger, oppfyller ikke opplysningsplikten som er fastsatt i de regionale forskriftene. Konsekvensen av brudd på opplysningsplikten er at forvaltningen ikke har tilstrekkelig informasjon til å vurdere om søkeren oppfyller vilkårene for tilskudd og tilskuddet kan avkortes jamfør utdraget fra forskriftsmalen. 

7.4.3 Avslå tilskudd 

Hvis søker som motsetter seg kontroll, og unnlater å etterkomme forvaltningens krav om utlevering av relevante opplysninger, må kommunen vurdere om søkeren oppfyller opplysningsplikten jamfør de regionale forskriftene. Konsekvensen av brudd på opplysningsplikten er at forvaltningen ikke har tilstrekkelig informasjon til å vurdere om søkeren oppfyller vilkårene for tilskudd, og dermed ikke kan fatte vedtak om utbetaling av tilskudd.