10. Arkivering
10.1 Arkivering av søknader
Søknader med tilhørende dokumentasjon i form av vedlegg sendes over til arkivering hos statsforvalteren via SvarUT, og skal arkiveres i statsforvalterens arkivsystem. Dersom et foretak sender mange direkte påfølgende søknader etter hverandre, kan det være naturlig å arkivere disse på en og samme sak, for eksempel for en periode på et kalenderår.
10.2 Arkivering av vedtak
For søknader som behandles automatisk sender Agros automatisk vedtaksbrevet til arkivering hos statsforvalteren via SvarUt. Vedtaksbrev skal arkiveres på samme sak som søknaden er arkivert på.
For søknader som behandles manuelt, legger saksbehandler inn arkivreferanse på saken i Agros. Arkivreferansen vil da gå frem av vedtaksbrevet, som arkiveringsansvarlig finner i SvarUt, og dette vil lette arbeidet med å arkivere det på riktig sak i statsforvalterens arkiv.
Hvis søknaden er kommet inn på papir, må saksbehandler korrigere mottattdato på saken i Agros for å vise den reelle datoen søknaden kom inn i stedet for den datoen saksbehandler la papirsøknaden inn i Agros.
10.3 Bevaring av dokumenter fra Agros
Statsforvalterembetene må selv ta beslutning for å håndtere bevaring og kassering av dokumentasjon etter gjeldende lovverk. Landbruksdirektoratet har ingen myndighet til å bestemme hvordan dette skal håndteres.
Når det gjelder generell saksbehandling som er journalført i statsforvalterens saks-/arkivsystem, har embetene egne bevarings- og kassasjonsbestemmelser som må følges. Mer informasjon kan fås ved å ta kontakt med Dokumentforvaltningen hos Statsforvalterens fellesadministrasjon.