4 Søknads- og saksbehandlingssystemet

Reiseopplysningene som veterinærene sender inn via Dyrehelseportalen, blir i de fleste tilfeller sendt både til statsforvalteren og Geno og blir benyttet til å beregne reisetilskudd fra statsforvalteren og reisegodtgjørelse fra Geno. Av den grunn kan ikke veterinærene bruke papirsøknad når de søker om tilskuddet. Kun et fåtall reiser sendes bare til statsforvalteren eller Geno. Dette er

Reiser som bare inneholder seminbesøk og drektighetskontroller utført på oppdrag av andre sæddistributører enn Geno, og helsebesøk. Slike reiser sendes kun til statsforvalteren.
Reiser som bare har sædhenting som formål. Slike reiser sendes kun til sendt til Geno.

For reiser som ikke lar seg sende inn elektronisk, kan Landbruksdirektoratet tilby veterinær å søke om reisetilskudd på papirskjema. Veterinæren skal i slike tilfeller først ha kontaktet brukerstøtte hos Dyrehelseportalen og fått bekreftet at søknaden ikke lar seg sende inn gjennom den elektroniske løsningen. Et eksempel på situasjoner der det ikke er mulig å sende elektronisk søknad, er når de nasjonale kartdataene har mangler slik at det ikke blir beregnet korrekt rute, eksempelvis når en bestemt ferjestrekning eller vei ikke finnes i kartdataene. 

Søknads- og saksbehandlingssystemet legger opp til både automatisk og manuell behandling av søknader. I utgangspunktet blir alle søknader behandlet automatisk med mindre de blir stoppet av maskinelle kontroller eller av saksbehandler.

Det er implementert ulike kontroller for å ta ut reiser som må sees på av en saksbehandler. Disse reisene blir lagt i en egen søknad og blir satt til manuell behandling i Agros.

Reiser som går gjennom kontrollene uten å bli merket for manuell behandling, blir lagt i en søknad merket for automatisk behandling. Disse blir igjen liggende i Agros i 14 dager før de blir automatisk innvilget med tilskuddsbeløp lik søknadsbeløpet. Landbruksdirektoratet anser budsjettdisponeringsmyndigheten som utøvd av statsforvalteren også for disse søknadene.

4.1 Automatiske kontroll- og valideringsrutiner

Søknad- og saksbehandlingssystemet legger opp til å utføre automatisk behandling og utbetaling, og det er derfor utviklet automatiske kontroll- og valideringsrutiner, samt dokumentasjon av disse for å sikre systemets integritet. En oversikt over de maskinelle kontrollene det er knyttet grenseverdier til finnes i «Brukerveiledning – Saksbehandling av søknader om tilskudd til veterinærreiser i Agros».

Grenseverdier som ikke følger av regelverket, ble i oppstarten av systemet satt høyt. Landbruksdirektoratet skal etter planen vurdere disse grenseverdiene på nytt og eventuelt justere de i løpet av 2023, etter at systemet har vært i drift en stund og vi har vunnet erfaringer og samlet inn en del reiseopplysninger.

Alle reiser som det blir søkt om tilskudd til, blir kontrollert maskinelt. Reiser som blir plukket ut i de maskinelle kontrollene, blir samlet i egne søknader som statsforvalteren må behandle manuelt. Reiser som ikke plukkes ut av de maskinelle kontrollene, blir samlet i søknader som blir behandlet automatisk 14 dager etter at statsforvalteren mottok dem, med mindre statsforvalteren «tar saken» for å avbryte automatisk behandling.   

Formålet med de maskinelle kontrollene er å plukke ut reiser som inneholder søknadsopplysninger som er beheftet med risiko for feilutbetaling. Statsforvalteren må vurdere om søknadsopplysningene som var årsaken til at reisen ble plukket ut til manuell behandling, er korrekte, om saksbehandler bør be veterinæren om mer informasjon eller om den delen av søknaden som gjelder tilskudd for denne reisen skal avslås. 

Følgende årsaker begrunner utplukk av reiser til manuell behandling

søknadsfristen er overskredet 
det er mange besøk på ruta det gis tilskudd for 
søknadsbeløpet er høyt
totalt antall km reist med eget kjøretøy er høyt
totalt antall km reist med eget kjøretøy på ruta det gis tilskudd for, er høyt
totalt antall km reist med egen båt er høyt
totalt antall km med egen båt i rett linje mellom kaipunkter, er høyt
antall km med egen båt i rett linje mellom kaipunkter i ruta det gis tilskudd til, er høyt
totale ferjeutgifter på ruta det gis tilskudd for, er høye
total reise- og ventetid brukt på ferje på ruta det gis tilskudd for, er lang
totale bomutgifter på ruta det gis tilskudd for, er høye
det er mange båtstrekninger på reisa
total drosjekostnad er høy
total reise- og ventetid brukt på drosje er lang
total kostnad ved bruk av skyssbåt er høy
total reise- og ventetid brukt på skyssbåt er lang
veterinæren har søkt om tilskudd for mer enn 3 reiser foretatt utenfor den veterinære vakttjenesten som starter samme dato
ugyldig format på mobilnummer eller e-post

Til hver av de maskinelle kontrollene er det knyttet grenseverdier som er bestemmende for om en reise blir plukket ut til kontroll og manuell behandling. Grenseverdiene er de samme for hele landet.

I tillegg til de maskinelle kontrollene som fremgår av tabellen ovenfor, har søknads- og saksbehandlingssystemet flere andre funksjoner som også bidrar til å kvalitetssikre søknadsdata

En kartløsning beregner raskeste rute fra utgangspunkt til endepunkt for reisen, via besøkene på reisen i oppgitt rekkefølge. Kartløsningen beregner og plukker ut hvilke besøk og hvilken reiserute som det skal gis tilskudd for, og tilhørende tilskuddsbeløp. Kartløsningen innebærer at statsforvalteren ikke vil ha behov for å kontrollere lengden på reist distanse, så sant veterinæren har plassert utgangspunkt, endepunkt og besøkspunktene riktig, og kjøreruta ser riktig ut i kartet.  
 Gjeldende satser, tilskuddstak og merverdiavgift-satser for persontransport for valgt reisedato ligger inne i systemet, noe som bidrar til at tilskuddsberegningene blir korrekte. 
Tilskudd til veterinærreiser gis ikke til å dekke merverdiavgift på kjøp av tjenester som veterinærforetakene senere kan fradragsføre i sitt oppgjør med avgiftsmyndighetene. Saksbehandlingssystemet sørger for at kostnader inklusive merverdiavgift som veterinær oppgir i søknad, blir omregnet til kostnader eksklusive merverdiavgift før de inngår i beregning av reisetilskudd.
Søknadssystemet sørger for at det bare er besøk som gjelder veterinærtjenester på dyreslag som kan gi foretak avløsertilskudd (husdyr) som blir tatt med i søknader om reisetilskudd.
Søknadssystemet sørger for at besøk til dyr som disponeres av personer som ikke er registrert med et jordbruksforetak i Landbruksregisteret ikke blir tatt med i søknader om reisetilskudd.
Søknadssystemet sørger for at embryobesøk på andre dyreslag enn storfe, besøk som innebærer behandling av andre dyreslag enn husdyr eller besøk iht. matloven ikke blir tatt med i søknader om reisetilskudd.
Veterinærer som søker om tilskudd til veterinærreiser på vegne av et foretak må oppgi eget veterinærnummer og egen resept-id første gang de logger seg inn i Dyrehelseportalen. Denne rutinen ivaretar kravet om at det bare er tilbydere av veterinærtjenester som kan søke om tilskudd.
Veterinærene kan bare registrere besøk som de selv har foretatt. Videre kan de bare sende inn søknader om reisetilskudd for reiser som inneholder besøk de har registrert i Dyrehelseportalen.    
For å få sendt inn en søknad, må veterinæren oppgi hvilket foretak han søker på vegne av. Dette gjør veterinæren ved å søke opp foretaket i et søkefelt hvor det kun er mulig å søke opp og velge foretak som er registrert i Enhetsregisteret.  
Søknadsløsningen er innrettet slik at det bare er mulig å sende inn søknad om reisetilskudd for én og samme reise med tilhørende besøk én gang.

Søknadssystemet i Dyrehelseportalen har ikke funksjon for tidsregistrering. Hvis veterinær har benyttet leid eller rutegående transport på reisen eller passert bomstasjoner, kan statsforvalteren be om dokumentasjon på tilknyttede utlegg som kan vise passeringstidspunkt.

Hvis veterinærer ikke rekker å komme tilbake til planlagt endepunkt for reisen før de kalles ut på et nytt besøk, og snupunktet er langt hjemmefra, bør de oppgi snupunktet som endepunkt for reisen og utgangspunkt for påfølgende reise. Søknadssystemet i Dyrehelseportalen har funksjonalitet for å angi utgangs- og endepunkt direkte i kart, som i mange tilfeller vil passe å bruke i slike tilfeller hvor snupunktet ikke har en adresse.

4.2 Implementasjon av rettsreglene

Ut over de maskinelle kontrollene som avgjør om en søknad blir merket for manuell eller automatisk saksbehandling, er det som nevnt over flere automatiske kontroller og valideringer i søknads- og saksbehandlingssystemet. En vesentlig del av disse er relatert til hvordan rettsreglene i forskrift om tilskudd til veterinærreiser er implementert. Under finner du en oversikt over rettsreglene i forskriften og hvilke av disse som er realiserte i søknads- og saksbehandlingssystemet.

Tilskudd til veterinærreiser skal bidra til å utjevne forskjeller i husdyrprodusentenes veterinærkostnader.

Realisering i søknads- og saksbehandlingssystemet

Det er bare veterinærer som har tilgang til Dyrehelseportalen som kan søke om reisetilskudd. De kan bare søke om tilskudd for reiser til og fra besøk de har registrert i Dyrehelseportalen. Dette tilsier at husdyrprodusentene faktisk har hatt veterinærkostnader til det aktuelle besøket.

Systemet er til enhver tid oppdatert med gjeldende regler for beregning av tilskuddet.

Nærmere detaljer om hvordan reglene er implementert i systemet finnes i «Brukerveiledning – Saksbehandling av søknader om tilskudd til veterinærreiser i Agros».
Reisetilskudd etter denne forskriften kan gis til foretak som tilbyr veterinærtjenester og som er registrert i Enhetsregisteret, for reiser i forbindelse med veterinærtjenester på husdyr. Som husdyr regnes dyr som kan danne grunnlag for jordbruksforetakets avløsertilskudd etter jordbruksavtalen kapittel 9.

Realisering i søknads- og saksbehandlingssystemet

Systemet validerer mot veterinærforetak som er registrert i Enhetsregisteret.

Systemet validerer mot gyldige veterinærnumre og resept-id’er.

Systemet lagrer data om behandlingstype og dyreslag som veterinærene registrerer ved veterinærbesøk.

Systemet validerer mot behandlingstype og dyreslag som kvalifiserer til reisetilskudd.

Systemet validerer mot jordbruksforetak som er registrert i Landbruksregisteret.
Reisetilskudd kan gis for reiste kilometer og for dokumenterbare utgifter på reisen til bompenger, parkering og lignende.

Dersom veterinæren benytter kommersiell transporttjeneste, kan det i stedet gis tilskudd til dekning av veterinærens dokumenterte utgifter til transporttjenesten, og for den tiden veterinæren er på reise med slik transport. Som reisetid regnes også nødvendig ventetid.

Som kommersiell transporttjeneste etter andre ledd regnes foretak som driver allment tilgjengelig persontransport i næringsøyemed. Det samme gjelder transporttjeneste som inngår i annen offentlig finansiert beredskapsordning enn kommunal veterinærvakt. Transporttjenesten må i tillegg inneha løyve eller være registrert i samsvar med offentligrettslige krav.

Bruk av kommersiell transporttjeneste som veterinæren eller nærstående til veterinæren har eierinteresser i, gir ikke grunnlag for tilskudd etter andre ledd. Som veterinærens nærstående regnes samme personkrets som omfattes av lov 13. juni 1997 nr. 44 om aksjeselskaper (aksjeloven) § 1-5.

Tilskudd gis til dekning av nødvendige reiseutgifter etter satsene og innenfor tilskuddstakene som følger av jordbruksavtalen kapittel 8. Det gis ikke tilskudd til reiser som foretas

i forbindelse med embryoinnlegging på andre dyreslag enn storfe

i henhold til lov 19. desember 2003 nr. 124 om matproduksjon og mattrygghet mv. (matloven) og bestemmelser gitt i medhold av denne lov

Realisering i søknads- og saksbehandlingssystemet

Systemet lagrer data om veterinærbesøk, og om bruk av båt og kommersiell transporttjeneste.

Systemet validerer hva slags type besøk som kvalifiserer til reisetilskuddet.

Systemet beregner antall kilometer ut fra raskeste reiserute, basert på veterinærens opplysninger om besøkssteder og rekkefølgen på disse. Veidata fra Nasjonal vegdatabank og Elveg benyttes som grunnlag for ruteberegningen.

Systemet har opplysninger om alle satser, tilskuddstak og merverdiavgift-satser som ligger til grunn for beregningen av reisetilskuddet.

Systemet lagrer data om behandlingstype og dyreslag som veterinærene registrerer ved veterinærbesøk.

Systemet validerer mot behandlingstype og dyreslag som kvalifiserer til reisetilskudd.
Som hovedregel skal faktisk utgangspunkt og endepunkt for reisen legges til grunn ved beregningen av tilskuddet. Hvis reisen ikke er foretatt som ledd i den veterinære vakttjenesten, skal avstanden fra nærmeste tilgjengelige veterinærforetak legges til grunn ved beregning av tilskudd.

Beregningen skal ta utgangspunkt i at reisen skal foretas på den mest hensiktsmessige måten.

Reisetilskudd beregnes for rekvirentbesøk oppgitt i søknad. Det skal gjøres fradrag for tilskudd tilsvarende 40 km reise med egen bil per omsøkte rekvirentbesøk.

Realisering i søknads- og saksbehandlingssystemet

Systemet beregner tilskuddet per reise med utgangspunkt i raskeste rute og iht. beregningsmodellen i «Brukerveiledning – Saksbehandling av søknader om tilskudd til veterinærreiser i Agros».

Systemet lagrer en fil per reise som dokumenterer den konkrete beregningen.
Søknad om reisetilskudd skal være på det formatet og inneholde de opplysninger som Landbruksdirektoratet fastsetter.

Søknadsfristen er 90 dager etter at reisen det søkes om tilskudd for, ble gjennomført.

Søknaden overføres til statsforvalteren ved utgangen av måneden den ble sendt inn, og skal som hovedregel behandles i løpet av måneden etter.

Realisering i søknads- og saksbehandlingssystemet

Søknad opprettes i systemet gjennom sammenstilling av reiser foretatt innenfor samme måned.

Når en søknad hentes til Agros, blir den samtidig lukket slik at det ikke er mulig å legge til flere reiser i søknaden.

Reiser overføres til søknader for automatisk og manuell behandling.

Antall reiser/søknader avstemmes mellom søknads- og saksbehandlingsløsningen.

Systemene Agresso og Fiks i Landbruksdirektoratet sørger for utbetaling av tilskuddsbeløp og at avstemming mellom disse benyttes.
Landbruksdirektoratet administrerer tilskudd etter denne forskriften. Vedtak om tilskudd fattes av statsforvalteren.

Statsforvalteren og Landbruksdirektoratet kan i særlige tilfeller gi tilskudd beregnet etter reglene i § 4 andre ledd dersom det ellers ikke vil være mulig å gjennomføre veterinærtjenesten på en forsvarlig måte. Statsforvalteren og Landbruksdirektoratet kan også dispensere fra reglene i § 5 første ledd, og i særlige tilfeller fra § 6 andre ledd.

Vedtak fattet av statsforvalteren kan påklages til Landbruksdirektoratet.

Realisering i søknads- og saksbehandlingssystemet

Søknader behandles i Agros enten automatisk eller manuelt

Klager behandles i Agros ved bruk av funksjonen «Gjenåpne sak» eller «Ikke medhold i klage».
Veterinærforetak som søker om tilskudd, plikter å gi de opplysninger og den dokumentasjon som statsforvalteren eller Landbruksdirektoratet finner nødvendig for å kunne forvalte tilskuddsordningen.

Statsforvalteren og Landbruksdirektoratet kontrollerer at utbetaling av tilskuddet er riktig. Søker plikter å gi alle opplysninger og all dokumentasjon som har betydning for tilskuddet.

I forbindelse med forvaltning av ordningen og kontroll av tilskuddsutbetalingene kan statsforvalteren og Landbruksdirektoratet innhente nødvendige opplysninger fra Animalia.

Realisering i søknads- og saksbehandlingssystemet

Søker bekrefter i søknadsløsningen at hen har inkludert alle helse- og seminbesøk som inngikk i reisen, og gir landbruksforvaltningen tilgang til alle opplysninger og dokumentasjon som er nødvendig for å beregne tilskuddet og for å kontrollere at grunnlaget for beregningen er korrekt. Veterinær får ikke sendt inn søknaden før dette er gjort.

Løsningen lagrer opplysninger om alle veterinærbesøk, reiste kilometer og utlegg. Dette vil bidra til at Landbruksdirektoratet får et bedre datagrunnlag for å kunne teste ulike modeller for reisetilskuddsordningen, gjøre kostnadsanalyser og utvikle de automatiserte kontrollrutinene.
Dersom foretaket uaktsomt eller forsettlig har gitt feil opplysninger som har eller ville dannet grunnlag for en urettmessig utbetaling av reisetilskudd, skal det vurderes om hele eller deler av tilskuddet skal avkortes.

Realisering i søknads- og saksbehandlingssystemet

Avkortning håndteres av eksisterende manuelle risikobaserte kontrollrutiner. Les mer om dette i kapittelet Avkorting.

Oppbygging av et konsistent datagrunnlag gjennom søknadsløsningen vil gi stadig økte muligheter for automatisert utplukk av søknader til risikobasert kontroll.
Dersom foretaket som følge av manglende oppfyllelse av vilkår i denne forskriften eller av andre grunner har mottatt en utbetaling som ikke er berettiget, kan dette kreves tilbakebetalt fra mottakeren eller motregnes i senere tilskuddsutbetalinger. Tilsvarende gjelder for differansen mellom utbetalt beløp og redusert tilskudd som følge av vedtak om avkortning etter § 9.

Ved grov uaktsomhet eller forsett kan renter kreves fra tidspunktet for utbetalingen av det urettmessige tilskuddet. Ved forsinket betaling etter påkrav påløper renter tilsvarende enhver tid gjeldende rentesats fastsatt med hjemmel i lov 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling m.m. (forsinkelsesrenteloven).

Realisering i søknads- og saksbehandlingssystemet

Tilbakekreving håndteres i Agros ved bruk av funksjonen «Gjenåpne sak», eller ved å motregne i senere tilskuddsutbetalinger. Les mer om tilbakekreving i kapittelet Tilbakekreving.
Denne forskrift trer i kraft 1. juli 2015. Fra samme dato oppheves forskrift 18. desember 2006 nr. 1496 om tilskudd til reiser ved veterinærers syke- og inseminasjonsbesøk.

Realisering i søknads- og saksbehandlingssystemet

Foreldelsesreglene gjør at det ikke er aktuelt å sende inn søknader om tilskudd for reiser som ble foretatt før dagens forskrift trådte i kraft.

Endringer i gjeldende regelverk blir innarbeidet i systemet.

For forvaltningen

Rundskriv 2023/7
Tilskudd til veterinærreiser – forvaltningsansvar og saksbehandling

Gå til innhold