4 Søknads- og saksbehandlingssystemet
Reiseopplysningene som veterinærene sender inn via Dyrehelseportalen, blir i de fleste tilfeller sendt både til statsforvalteren og Geno og blir benyttet til å beregne reisetilskudd fra statsforvalteren og reisegodtgjørelse fra Geno. Av den grunn kan ikke veterinærene bruke papirsøknad når de søker om tilskuddet. Kun et fåtall reiser sendes bare til statsforvalteren eller Geno. Dette er
- Reiser som bare inneholder seminbesøk og drektighetskontroller utført på oppdrag av andre sæddistributører enn Geno, og helsebesøk. Slike reiser sendes kun til statsforvalteren.
- Reiser som bare har sædhenting som formål. Slike reiser sendes kun til sendt til Geno.
For reiser som ikke lar seg sende inn elektronisk, kan Landbruksdirektoratet tilby veterinær å søke om reisetilskudd på papirskjema. Veterinæren skal i slike tilfeller først ha kontaktet brukerstøtte hos Dyrehelseportalen og fått bekreftet at søknaden ikke lar seg sende inn gjennom den elektroniske løsningen. Et eksempel på situasjoner der det ikke er mulig å sende elektronisk søknad, er når de nasjonale kartdataene har mangler slik at det ikke blir beregnet korrekt rute, eksempelvis når en bestemt ferjestrekning eller vei ikke finnes i kartdataene.
Søknads- og saksbehandlingssystemet legger opp til både automatisk og manuell behandling av søknader. I utgangspunktet blir alle søknader behandlet automatisk med mindre de blir stoppet av maskinelle kontroller eller av saksbehandler.
Det er implementert ulike kontroller for å ta ut reiser som må sees på av en saksbehandler. Disse reisene blir lagt i en egen søknad og blir satt til manuell behandling i Agros.
Reiser som går gjennom kontrollene uten å bli merket for manuell behandling, blir lagt i en søknad merket for automatisk behandling. Disse blir igjen liggende i Agros i 14 dager før de blir automatisk innvilget med tilskuddsbeløp lik søknadsbeløpet. Landbruksdirektoratet anser budsjettdisponeringsmyndigheten som utøvd av statsforvalteren også for disse søknadene.
4.1 Automatiske kontroll- og valideringsrutiner
Søknad- og saksbehandlingssystemet legger opp til å utføre automatisk behandling og utbetaling, og det er derfor utviklet automatiske kontroll- og valideringsrutiner, samt dokumentasjon av disse for å sikre systemets integritet. En oversikt over de maskinelle kontrollene det er knyttet grenseverdier til finnes i «Brukerveiledning – Saksbehandling av søknader om tilskudd til veterinærreiser i Agros».
Grenseverdier som ikke følger av regelverket, ble i oppstarten av systemet satt høyt. Landbruksdirektoratet skal etter planen vurdere disse grenseverdiene på nytt og eventuelt justere de i løpet av 2023, etter at systemet har vært i drift en stund og vi har vunnet erfaringer og samlet inn en del reiseopplysninger.
Alle reiser som det blir søkt om tilskudd til, blir kontrollert maskinelt. Reiser som blir plukket ut i de maskinelle kontrollene, blir samlet i egne søknader som statsforvalteren må behandle manuelt. Reiser som ikke plukkes ut av de maskinelle kontrollene, blir samlet i søknader som blir behandlet automatisk 14 dager etter at statsforvalteren mottok dem, med mindre statsforvalteren «tar saken» for å avbryte automatisk behandling.
Formålet med de maskinelle kontrollene er å plukke ut reiser som inneholder søknadsopplysninger som er beheftet med risiko for feilutbetaling. Statsforvalteren må vurdere om søknadsopplysningene som var årsaken til at reisen ble plukket ut til manuell behandling, er korrekte, om saksbehandler bør be veterinæren om mer informasjon eller om den delen av søknaden som gjelder tilskudd for denne reisen skal avslås.
Følgende årsaker begrunner utplukk av reiser til manuell behandling
- søknadsfristen er overskredet
- det er mange besøk på ruta det gis tilskudd for
- søknadsbeløpet er høyt
- totalt antall km reist med eget kjøretøy er høyt
- totalt antall km reist med eget kjøretøy på ruta det gis tilskudd for, er høyt
- totalt antall km reist med egen båt er høyt
- totalt antall km med egen båt i rett linje mellom kaipunkter, er høyt
- antall km med egen båt i rett linje mellom kaipunkter i ruta det gis tilskudd til, er høyt
- totale ferjeutgifter på ruta det gis tilskudd for, er høye
- total reise- og ventetid brukt på ferje på ruta det gis tilskudd for, er lang
- totale bomutgifter på ruta det gis tilskudd for, er høye
- det er mange båtstrekninger på reisa
- total drosjekostnad er høy
- total reise- og ventetid brukt på drosje er lang
- total kostnad ved bruk av skyssbåt er høy
- total reise- og ventetid brukt på skyssbåt er lang
- veterinæren har søkt om tilskudd for mer enn 3 reiser foretatt utenfor den veterinære vakttjenesten som starter samme dato
- ugyldig format på mobilnummer eller e-post
Til hver av de maskinelle kontrollene er det knyttet grenseverdier som er bestemmende for om en reise blir plukket ut til kontroll og manuell behandling. Grenseverdiene er de samme for hele landet.
I tillegg til de maskinelle kontrollene som fremgår av tabellen ovenfor, har søknads- og saksbehandlingssystemet flere andre funksjoner som også bidrar til å kvalitetssikre søknadsdata
- En kartløsning beregner raskeste rute fra utgangspunkt til endepunkt for reisen, via besøkene på reisen i oppgitt rekkefølge. Kartløsningen beregner og plukker ut hvilke besøk og hvilken reiserute som det skal gis tilskudd for, og tilhørende tilskuddsbeløp. Kartløsningen innebærer at statsforvalteren ikke vil ha behov for å kontrollere lengden på reist distanse, så sant veterinæren har plassert utgangspunkt, endepunkt og besøkspunktene riktig, og kjøreruta ser riktig ut i kartet.
- Gjeldende satser, tilskuddstak og merverdiavgift-satser for persontransport for valgt reisedato ligger inne i systemet, noe som bidrar til at tilskuddsberegningene blir korrekte.
- Tilskudd til veterinærreiser gis ikke til å dekke merverdiavgift på kjøp av tjenester som veterinærforetakene senere kan fradragsføre i sitt oppgjør med avgiftsmyndighetene. Saksbehandlingssystemet sørger for at kostnader inklusive merverdiavgift som veterinær oppgir i søknad, blir omregnet til kostnader eksklusive merverdiavgift før de inngår i beregning av reisetilskudd.
- Søknadssystemet sørger for at det bare er besøk som gjelder veterinærtjenester på dyreslag som kan gi foretak avløsertilskudd (husdyr) som blir tatt med i søknader om reisetilskudd.
- Søknadssystemet sørger for at besøk til dyr som disponeres av personer som ikke er registrert med et jordbruksforetak i Landbruksregisteret ikke blir tatt med i søknader om reisetilskudd.
- Søknadssystemet sørger for at embryobesøk på andre dyreslag enn storfe, besøk som innebærer behandling av andre dyreslag enn husdyr eller besøk iht. matloven ikke blir tatt med i søknader om reisetilskudd.
- Veterinærer som søker om tilskudd til veterinærreiser på vegne av et foretak må oppgi eget veterinærnummer og egen resept-id første gang de logger seg inn i Dyrehelseportalen. Denne rutinen ivaretar kravet om at det bare er tilbydere av veterinærtjenester som kan søke om tilskudd.
- Veterinærene kan bare registrere besøk som de selv har foretatt. Videre kan de bare sende inn søknader om reisetilskudd for reiser som inneholder besøk de har registrert i Dyrehelseportalen.
- For å få sendt inn en søknad, må veterinæren oppgi hvilket foretak han søker på vegne av. Dette gjør veterinæren ved å søke opp foretaket i et søkefelt hvor det kun er mulig å søke opp og velge foretak som er registrert i Enhetsregisteret.
- Søknadsløsningen er innrettet slik at det bare er mulig å sende inn søknad om reisetilskudd for én og samme reise med tilhørende besøk én gang.
Søknadssystemet i Dyrehelseportalen har ikke funksjon for tidsregistrering. Hvis veterinær har benyttet leid eller rutegående transport på reisen eller passert bomstasjoner, kan statsforvalteren be om dokumentasjon på tilknyttede utlegg som kan vise passeringstidspunkt.
Hvis veterinærer ikke rekker å komme tilbake til planlagt endepunkt for reisen før de kalles ut på et nytt besøk, og snupunktet er langt hjemmefra, bør de oppgi snupunktet som endepunkt for reisen og utgangspunkt for påfølgende reise. Søknadssystemet i Dyrehelseportalen har funksjonalitet for å angi utgangs- og endepunkt direkte i kart, som i mange tilfeller vil passe å bruke i slike tilfeller hvor snupunktet ikke har en adresse.
4.2 Implementasjon av rettsreglene
Ut over de maskinelle kontrollene som avgjør om en søknad blir merket for manuell eller automatisk saksbehandling, er det som nevnt over flere automatiske kontroller og valideringer i søknads- og saksbehandlingssystemet. En vesentlig del av disse er relatert til hvordan rettsreglene i forskrift om tilskudd til veterinærreiser er implementert. Under finner du en oversikt over rettsreglene i forskriften og hvilke av disse som er realiserte i søknads- og saksbehandlingssystemet.
