Rundskriv 2023/7

Tilskudd til veterinærreiser – forvaltningsansvar og saksbehandling

Statsforvalteren skal be søker om tilleggsopplysninger i tilfeller hvor søknaden ikke inneholder nok opplysninger til å vurdere om dispensasjonsadgangen er til stede. Dette følger av utredningsplikten i forvaltningslovens § 17 første ledd.

Forskrift om tilskudd til veterinærreiser stiller ikke krav om at veterinærene skal søke om dispensasjon i tilfeller der de ikke oppfyller vilkårene som det kan gis dispensasjon fra etter § 7. Forvaltningsorganet skal også i slike tilfeller påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Det betyr at før saken behandles, skal statsforvalter spørre søker om det foreligger særlige grunner til at søker ikke oppfyller vilkårene som § 7 åpner for å dispensere fra. Søknader som er sendt inn etter søknadsfristen som ikke inneholder opplysninger om hvorfor søknaden er sendt inn for seint, er et typisk eksempel på en slik søknad. 

Søknader om dispensasjon må saksbehandles utenom Agros. Statsforvalteren skal sendes kopi til Landbruksdirektoratet av vedtak i dispensasjonssaker hvor det helt eller delvis innvilges dispensasjon. 

8.1 Statsforvalteren kan gi dispensasjon fra noen vilkår i forskriften

For søknader som statsforvalteren behandler, åpner forskriften § 7 andre ledd for å gi dispensasjon fra

• regelen om at avstanden fra nærmeste tilgjengelige veterinær skal legges til grunn ved beregningen av tilskuddet for reiser foretatt utenom den veterinære vakttjenesten i § 5 første ledd, og

i særlige tilfeller fra

• vilkårene for å kunne få tilskuddet beregnet etter reglene og satsene som gjelder for bruk av kommersiell transporttjeneste i § 4 andre ledd, og
• søknadsfristen i § 6 andre ledd

Ved behandling må saksbehandler først vurdere

• om det kan gis dispensasjon, og deretter, hvis svaret på dette er «ja»,
• om det bør gis dispensasjon.

For å finne ut om det kan gis dispensasjon må saksbehandler vurdere både 

• om det søkes dispensasjon fra et «vilkår» i en av bestemmelsene nevnt i § 7 andre ledd, og 
• om det dreier seg om et «særlig tilfelle» (for så vidt gjelder søknader om dispensasjon fra vilkår i § 4 andre ledd og § 6 andre ledd)

8.1.1 Hva er et «særlig tilfelle»?

I dispensasjonssaker som gjelder § 4 andre ledd eller § 5 første ledd skal det alltid vurderes om det foreligger et «særlig tilfelle» eller ikke. At noe er et «særlig tilfelle» innebærer som hovedregel at det må være helt spesielt og uvanlig. Dispensasjonsadgangen er der for å gi en sikkerhetsventil i tilfellet regelverket skulle få svært urimelige utfall i situasjoner lovgiver ikke så for seg da den aktuelle regelen eller vilkåret ble fastsatt.

8.1.2 Det kan ikke dispenseres i strid med formålet med vilkåret

Det kan aldri gis dispensasjon hvis resultatet vil være i strid med formålet med den aktuelle regelen. Det er derfor viktig at saksbehandler tenker gjennom årsaken til at den aktuelle regelen/det aktuelle vilkåret er gitt og spør seg selv hva lovgiver ønsker å oppnå med regelen. Forarbeidene til en ny forskrift eller til endringer i forskriften vil ofte kunne gi god veiledning om dette.

8.1.3 Hva må være med i vedtak i dispensasjonssaker?

Det er viktig å gi en god fremstilling av sakens fakta i dispensasjonsvedtak. Det er vanligvis disse som er avgjørende for om det kan og bør dispenseres.

Vedtaket må inneholde en henvisning til og forklaring av både regelen det er aktuelt å dispensere fra og regelen som gir hjemmel for å dispensere. Formålet med vilkåret og regelen om dispensasjonsadgang bør også forklares.

Det skal fremgå av vedtaket at saksbehandler har vurdert om det kan gis dispensasjon og, hvis svaret er ja, om det bør gis dispensasjon. Momentene i vurderingene og hvordan saksbehandler har vektlagt disse skal også framgå av vedtaket.

8.2 Dispensasjon fra nærmeste veterinær-regelen 

8.2.1 Søknad

Det er ikke mulig å søke om dispensasjon fra § 5 første ledd andre punktum via Dyrehelseportalen. Veterinærene må søke om slik dispensasjon direkte til statsforvalteren, og bør helst vente med å sende berørte søknader om reisetilskudd til de har mottatt svar på dispensasjonssøknaden. Dersom statsforvalteren ikke rekker å behandle dispensasjonssøknaden ferdig i god tid før søknadsfrist utløper, må statsforvalteren gi veterinæren en ny, rimelig frist for å søke. Alternativt kan statsforvalter be veterinæren om å søke før fristen går ut. Hvis det siste alternativet velges, må statsforvalteren passe på å plukke ut søknaden om reisetilskudd til manuell behandling

8.2.2 Behandling av dispensasjonssøknad

Statsforvalteren kan dispensere fra § 5 første ledd andre punktum i forskriften hvor det heter at så framt reisen ikke er foretatt som ledd i den veterinære vakttjenesten, skal avstanden fra nærmeste tilgjengelige veterinærforetak legges til grunn ved beregning av tilskudd.

Det er ikke krav om særlig tilfelle for å gi dispensasjon, men statsforvalteren må foreta en konkret vurdering av om det er rimelig å gi dispensasjon i det enkelte tilfelle. Statsforvalteren kan for eksempel vurdere å gi dispensasjon fra denne regelen dersom nærmeste tilgjengelige veterinær hadde en god grunn for ikke å påta seg oppdraget. Som hovedregel skal det ikke gis dispensasjon hvis det er rekvirent som «er skyld» i at en annen veterinær enn den nærmeste tilgjengelige veterinæren blir tilkalt. Dette gjelder f.eks. hvis rekvirent av en eller annen grunn ønsker å benytte seg av annen veterinær enn den nærmeste tilgjengelige veterinæren.

8.3 Dispensasjon fra vilkårene for beregning av tilskudd på grunnlag av satsen og reglene for bruk av kommersiell transporttjeneste 

8.3.1 Søknad

Det er ikke mulig å søke om dispensasjon fra § 4 andre jf. tredje og fjerde ledd via Dyrehelseportalen. Slik søknad må sendes direkte til statsforvalteren.

Veterinær kan bare søke om dispensasjon for enkeltreiser som hen mener bør få beregnet tilskudd som om det var brukt kommersiell transporttjeneste selv om vilkårene for hva som regnes som kommersiell transporttjeneste i § 4 tredje ledd, ikke er oppfylt. Dispensasjonssøknaden kan sendes så snart reisesøknaden for den aktuelle reisen er sendt inn via Dyrehelseportalen.

Dispensasjonssøknaden må inneholde opplysninger som identifiserer den enkelte reisen som søknaden gjelder. Dette er reise-dato, innsendingsdato og den reise-id’en som reisesøknaden fikk i Dyrehelseportalen da veterinær sendte den inn.

Reisesøknadene overføres til statsforvalter ved utgangen av den måneden de er sendt inn. Det betyr at det kan ta inntil en måned fra statsforvalter mottar en søknad om dispensasjon til statsforvalter mottar reisesøknaden for den eller de reisene dispensasjonssøknaden gjelder.

Søknad om dispensasjon fra eierskapsbegrensningen i § 4 fjerde ledd skal også sendes direkte til statsforvalteren. Slik søknad kan sendes uavhengig den enkelte reisesøknad.

8.3.2 Bakgrunn

Med virkning fra 1. januar 2022 ble det innført en ny sats per kilometer for bruk av båt. Samtidig tok man i bruk begrepet «bruk av kommersiell transporttjeneste» i beskrivelsen av tilskuddstakene og satsen for reise- og ventetid, som tidligere gjaldt ved bruk av rutegående transportmiddel, leid skyss og leid skyssbåt.

§ 4 andre ledd i forskriften sier at i de tilfellene det er brukt kommersiell transporttjeneste så kan det gis tilskudd for reise- og ventetid og for veterinærens dokumenterte utgifter til transporttjenesten. I § 4 tredje ledd oppstilles det ulike vilkår som må være oppfylt for at noe skal kunne regnes som kommersiell transporttjeneste. § 4 fjerde ledd oppstiller et tilleggsvilkår som innebærer at selv om det har blitt brukt kommersiell transporttjeneste, så kan ikke tilskuddet beregnes etter reglene i andre ledd hvis veterinæren eller noen av dennes nærstående har eierinteresser i foretaket som har utført transporten. Se rundskriv 2023-6 Forskrift om tilskudd til veterinærreiser - kommentarer til regelverk 2023 for nærmere beskrivelser og utdypning av disse vilkårene.

§ 7 andre ledd åpner for at det i særlige tilfeller kan gis tilskudd beregnet etter reglene i § 4 andre ledd dersom det ellers ikke vil være mulig å gjennomføre veterinærtjenesten på en forsvarlig måte. I fastsettelsesbrevet av 27. desember 2021, som ble utarbeidet av Landbruks- og matdepartementet i forbindelse med endringene i forskriften, står dette: «Departementet mener det er vanskelig å overskue om kravene til transporttjeneste etter § 4 andre ledd, jf. tredje og fjerde ledd, vil kunne få urimelige følger i enkelttilfeller. Formålet er å kunne ivareta behovet for forsvarlige veterinærtjenester i helt særlige tilfeller, og vil ikke kunne benyttes dersom dette vil stride mot formålet med ordningen.» Det er altså vilkårene i § 4 tredje og fjerde ledd, det vil si kravene til kommersiell transporttjeneste og eierskaps-begrensningen, det kan være aktuelt å gi dispensasjon fra på grunnlag av regelen i § 7 andre ledd første punktum.

Som nevnt kan det ikke gis dispensasjon i strid med formålet med tilskuddsordningen eller de enkelte vilkårene i regelverket. Poenget med at man har ulike beregningsregler for henholdsvis egen transport og bruk av kommersielle transporttjenester er at det kan være betydelige forskjeller i kostnadene som bør utlignes. At veterinæren mener satsen for bruk av båt, er for lav i forhold til kostnadene hen har til båthold og -bruk er imidlertid ikke dispensasjonsgrunn. Formålet med tilskuddsordningen er å bidra til utjevning av husdyrprodusentenes veterinærkostnader. Formålet er ikke å dekke alle reisekostnadene eller å bidra til finansiering av fremkomstmiddelet veterinærene benytter. Det er heller ikke formålet med tilskuddsordningen å bidra til veterinærdekningen, selv om vi ser at tilskuddet også kan påvirke dette.

8.3.3 Behandling av dispensasjonssøknad

For å kunne gi dispensasjon fra kravene som må være oppfylt for å få tilskuddet beregnet etter satsene og reglene for kommersiell transporttjeneste, så må det både

• dreie seg om et «særlig tilfelle», og i tillegg
• ikke ha vært mulig å få utført veterinærtjenesten på forsvarlig måte på annet vis enn å benytte den transportløsningen som ble brukt.

Av forarbeidene til regelen om dispensasjonsadgang fra kravene til kommersiell transporttjeneste fremgår det at hensikten er å gjøre det mulig å kompensere for høye utgifter til transport i helt spesielle enkelttilfeller der det vil være urimelig å bare gi tilskudd etter ordinær sats eller satsen for bruk av båt. Grunnen til at det anses urimelig må være at det i det aktuelle enkelttilfellet/rekvirentbesøk ikke fantes noen annen måte å komme seg til rekvirenten på innenfor den tidsrammen som var nødvendig for å kunne utføre veterinærtjenesten på forsvarlig måte.

Dersom veterinæren for eksempel er på vei med et kommersielt skyssbåtforetak til et akutt helsebesøk på en øy og båten går på grunn, så vil det kunne være aktuelt å vurdere dispensasjon for å kunne gi tilskudd for fakturerte utgifter fra skipperen på ei fiskeskøyte eller et annet fartøy som kommer til unnsetning og frakter veterinæren videre.

Hva som er en nødvendig tidsramme/responstid for å utføre det aktuelle oppdraget på forsvarlig vis vil måtte vurderes i hvert enkelt tilfelle avhengig av hvor akutt oppdraget er, det vil si av dyrets tilstand og sannsynlig forløp.

Det er ikke mulig å gi vedtak om dispensasjon fra kravet om bruk av kommersiell transporttjeneste fremover i tid i og med at det skal vurderes konkret for hvert enkelt besøk om vilkårene for å kunne gi dispensasjon fra § 4 andre ledd er oppfylt eller ikke.

Når det gjelder eventuell dispensasjon fra vilkåret i § 4 fjerde ledd kan dette stille seg annerledes. Fjerde ledd sier at det ikke kan gis tilskudd etter satsen og reglene for bruk av kommersiell transporttjeneste hvis veterinæren eller dennes nærstående har eierinteresser i foretaket som har utført den kommersielle transporttjenesten. Formålet med regelen er å redusere risikoen for at reisen legges opp på en bestemt måte for at veterinæren skal få mest mulig reisetilskudd. Hvis veterinæren eller hens nærstående bare har marginale eierinteresser i et kommersielt transportforetak og det er åpenbart at vedkommende ikke i egenskap av å være eier kan øve noen innflytelse på den daglige driften i foretaket, vil det kunne være aktuelt å gi dispensasjon.

At veterinæren har marginale eierinteresser i et kommersielt transportforetak kan for eksempel være tilfellet hvis vedkommende eier en eller to aksjer i et skyssbåtforetak eller ferjerederi med mange aksjeholdere. I slike tilfeller kan det være mulig å fatte vedtak om dispensasjon fremover i tid. Dispensasjonen kan imidlertid bare gis for en begrenset periode - maksimum ett år av gangen. Deretter vil dispensasjonen måtte tas opp til ny vurdering slik at statsforvalteren kontrollerer at forholdene fortsatt er slik at det ikke er i strid med formålet med regelen eller tilskuddsordningen å gi reisetilskudd beregnet på grunnlag av reglene i § 4 andre ledd.

8.4 Dispensasjon fra søknadsfristen

8.4.1 Søknad

Veterinærer som sender inn søknad via Dyrehelseportalen for reiser som er foretatt mer enn 90 dager tilbake i tid, har mulighet for å legge inn en forklaring til fristoverskridelsen i et eget tekstfelt i søknaden. Hvis det ikke er plass nok i tekstfeltet i søknaden til å gi ønsket forklaring til fristoverskridelsen, eller veterinær i tillegg har behov for å sende inn dokumentasjon til søknaden, kan søknad og dokumentasjon sendes direkte til statsforvalter. Forklaringer til fristoversittelse som er gitt i et eget tekstfelt i søknaden er å regne som en dispensasjonssøknad, men statsforvalter må vurdere om det i tillegg er behov for å innhente ytterligere informasjon og dokumentasjon fra søker.

8.4.2 Behandling av dispensasjonssøknad 

Ved behandling av en søknad om dispensasjon skal det foretas en konkret og skjønnsmessig helhetsvurdering av om det foreligger et særlig tilfelle som tilsier at dispensasjon skal innvilges. Ordlyden tilsier at det er en høy terskel for å gi dispensasjon, og dispensasjonsadgangen er ment som en sikkerhetsventil i tilfeller hvor en står ovenfor svært urimelige resultater som lovgiver ikke så for seg da forskriften ble laget. Det skal i utgangspunktet ikke gis dispensasjon fra søknadsfristen dersom søker ikke har gjort tilstrekkelig selv for å sikre at søknaden ble levert i tide. Det bør for eksempel ikke gis dispensasjon dersom søker har glemt å sende søknaden, reist på ferie eller av andre egenforskyldte grunner ikke har hatt mulighet til å søke innen fristen. Det kan imidlertid vurderes å gi dispensasjon dersom søker ikke er i stand til å ivareta sine interesser på grunn av en ulykke, alvorlig sykdom, sykehusopphold og andre lignende hendelser utenfor søkerens kontroll i perioden rundt søknadsfristen.  

8.4.3 Statsforvalteren kan gi individuelle søknadsfrister

For reiser hvor det er benyttet kommersiell transporttjeneste som drosje eller leid skyssbåt, er det ikke mulig for veterinær å sende inn søknad via Dyrehelseportalen uten at tilhørende dokumentasjon på utlegg er lastet opp i søknaden. Dersom veterinær ikke mottar slik dokumentasjon innen 90 dager etter reisedato, kan statsforvalteren på forespørsel fra veterinær sette en individuell frist for å sende inn søknader som inneholder slik dokumentasjon.